Het menselijke aspect, de kern van Mensura's IT-transformatie

Mensura groep is actief op vlak van preventie, veiligheid en gezondheid op het werk en biedt oplossingen aan om verzuim structureel en duurzaam aan te pakken. Vijf jaar geleden startte Mensura met het uitstippelen van een nieuwe IT-strategie. “Het doel was ons voor te bereiden op de toekomst”, zegt CIO Gerrit Van Daele, “door te focussen op drie pijlers: cloud, security en digitale werkplek.” Voor het geheel van die drie ICT-luiken ging Mensura een partnerschap aan met Proximus.

Het menselijke aspect

Aan het verhaal is echter ook een vierde luik verbonden: het menselijke aspect doorheen het hele traject. “Voor de start van elke opdracht hebben we een grondige analyse van de uitdaging gemaakt”, zegt Bruno De Keyser, Product Owner Lead bij Proximus. “Dat liet ons toe in eerste instantie voor elk luik de nodige specialisten aan te stellen. Daarnaast hebben we voor het geheel van de opdrachten ook een architect en een accountmanager ingeschakeld.” In latere fasen van het traject zorgden de projectmanagers en de transitiemanager via een stuurcomité voor de rapportering aan de CIO van Mensura.

Samenwerking via ‘koppeltjes’

Opvallend bij de samenwerking tussen Mensura en Proximus was de keuze voor ‘koppeltjes’. “Een goed partnership steunt op wederzijds vertrouwen en dezelfde ambities”, zegt Gerrit. “We vullen dat in door telkens twee mensen meteenzelfde profiel aan elkaar te koppelen: iemand van de IT-afdeling van Mensura en iemand van Proximus, ondersteund met de juiste governance.” Zo is er voor iedere service telkens een aanspreekpunt – in de twee richtingen. “Die aanpak zorgde ervoor dat er doorheen de transitie bijna nooit escalaties zijn geweest”, legt Gerrit uit.

We koppelen telkens twee mensen met eenzelfde profiel aan elkaar: iemand van de IT-afdeling van Mensura en iemand van Proximus.

Gerrit Van Daele, CIO bij Mensura

Duidelijk aanspreekpunt

Transparantie is hier het sleutelwoord. Door met ‘koppeltjes’ te werken, was er voor alle betrokken medewerkers of afdelingen – zowel bij Mensura als bij Proximus – telkens een duidelijk aanspreekpunt beschikbaar. “Die transparantie is essentieel”, vindt Gerrit. “Als er iets niet klopt, moet je dat met de juiste persoon bespreken. Dat verwacht ik ook binnen mijn eigen team. Is er iets? Vraag dan om hulp. Op de lange termijn leidt dat tot een beter resultaat.”

Sleutelrol voor transitiemanager

Het is een ingesteldheid die ook bij Mensura een zekere verandering in cultuur vereiste. “Het vertrouwen moet groeien”, vervolgt Gerrit. “Je mag niet bang zijn om iets te vragen. Tegelijk moet je als team ook zelf verder blijven werken. Proximus nam hier niet zomaar alle activiteiten over.” Vandaar de keuze om – opnieuw aan beide zijden – een transitiemanager in te schakelen. “Dat is een belangrijk onderdeel van het traject”, zegt Bruno. “Je kan als IT-afdeling van een bedrijf niet alles zelf kennen.”

Meer maturiteit

Mensura koos ervoor zich te laten ondersteunen door de experten van Proximus. “Die nauwe samenwerking verhoogt uiteindelijk de maturiteit van de mensen – en zo van de IT-afdeling als geheel”, aldus Bruno. “Niet alleen onze expertise maakt daar het verschil, maar ook het feit dat Proximus heel dicht bij zijn klanten staat. In dit geval letterlijk: de hoofdkwartieren van Mensura en Proximus bevinden zich op een boogscheut van elkaar.”

De nauwe samenwerking verhoogt de maturiteit van de mensen en zo van de IT-afdeling als geheel.

Bruno De Keyser, Product Owner Lead bij Proximus

Geslaagde transformatie

Belangrijk was ook dat Proximus de hele IT-transformatie van Mensura ondersteunt. Met niet alleen de ICT-diensten op het vlak van cloud, security en digitale werkplek,maar ook de netwerkdiensten waarvoor Mensura al langer op Proximus rekent. Ondersteund door de nieuwe IT-strategie speelt Mensura nu sneller en efficiënter op businessopportuniteiten in.

Met name de geboden aanpak blijkt een schot in de roos. “De ‘koppeltjes’ waren bedoeld om de transitie te ondersteunen”, besluit Gerrit. “Maar die aanpak bevalt intussen zo goed, dat we ze verderzetten, ook nu we ons intussen in operationele modus bevinden.”